Refund policy

1. Definitionen

• Discover-Sprint: befristete Analyse- und Konzeptleistung (Vorstudie).
• Pilot: Projektphase zur Einführung von Standard, Evidence-Ops und Korrekturweg.
• Retainer (Run-Phase): laufende Betriebsleistungen (Evidence-Ops, Abweichungsmanagement, Reporting).
• Fremdkosten: Kosten Dritter (Auditoren, Zertifizierer, Übersetzer etc.).
• Abnahme: schriftliche oder konkludente Bestätigung, dass ein Meilenstein die vereinbarten Kriterien erfüllt.

2. Grundsatz

Erstattungen erfolgen fair und nachvollziehbar. Bereits erbrachte, abnehmbare Leistungen sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig. Für noch nicht erbrachte Leistungsanteile gilt die nachstehende Regelung.

3. Discover-Sprint

• Storno vor Kick-off (≥ 5 Werktage vorher): 100 % Erstattung bereits gezahlter Vergütung, abzüglich angefallener, nachgewiesener Fremdkosten und Zahlungsgebühren.
• Storno kurzfristig (< 5 Werktage): 50 % Erstattung der Vergütung; Fremdkosten nicht erstattungsfähig.
• Nach Kick-off: pro rata temporis keine Erstattung für bereits geleistete Arbeit; nicht geleistete Anteile werden erstattet.

4. Pilot

• Storno vor Beginn: 90 % Erstattung; 10 % Deckung interner Vorbereitungsaufwände; Fremdkosten ausgenommen.
• Storno nach Beginn, vor Abnahme des ersten Meilensteins: Erstattung der nicht erbrachten Leistungsanteile; bereits erbrachte Arbeit nicht erstattungsfähig.
• Nach Abnahme eines Meilensteins: Der abgenommene Meilenstein ist nicht erstattungsfähig; nachfolgende, noch nicht erbrachte Teile werden vollständig erstattet.

5. Retainer (Run-Phase)

• Kündigung: mit Frist von 30 Tagen zum Monatsende möglich.
• Erstattung: im Voraus gezahlte, noch nicht begonnene Leistungszeiträume werden zu 100 % erstattet; laufender Monat pro rata temporis nicht erstattungsfähig, sofern Leistungen abrufbar waren.

6. Fremdkosten & Steuern

Fremdkosten sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig, soweit der Drittanbieter keine Erstattung vorsieht. Etwaige Erstattungen des Drittanbieters werden 1:1 weitergereicht. Steuern und Zahlungsgebühren werden entsprechend dem Zahlungsfluss behandelt.

7. Mängel, Nachbesserung, Gutschrift

Bei berechtigten Mängeln hat RufZyklus zunächst das Recht zur Nachbesserung innerhalb angemessener Frist. Alternativ kann eine angemessene Service-Gutschrift vereinbart werden. Erst wenn Nachbesserung objektiv fehlgeschlagen ist oder unzumutbar wäre, besteht ein Anspruch auf (Teil-)Erstattung in Geld für nicht vertragsgemäß erbrachte Anteile.

8. Antragsverfahren

• Kontakt: [email protected] (Betreff: „Refund – [Projekt/Vertragsnr.]“).
• Inhalt: Vertragsreferenz, Beschreibung, Belege, gewünschte Lösung (Nachbesserung/Gutschrift/Erstattung).
• Frist: Erstattungsanträge innerhalb von 30 Kalendertagen nach Ereignis/Abnahme.
• Bearbeitung: Eingangsbestätigung binnen 24 h, Entscheidung i. d. R. innerhalb von 14 Kalendertagen.
• Auszahlung: auf ursprünglichem Zahlungsweg; Bearbeitungs-/Banklaufzeiten sind zu berücksichtigen.

9. Ausnahmen

• Change of Mind: reine Meinungsänderung ohne Leistungsfehler begründet keinen Erstattungsanspruch.
• Pflichtverletzung des Kunden: fehlende Mitwirkung/Informationen, die Leistungserbringung verhindern oder verzögern, schließen Erstattungen für dadurch unmöglich gewordene Anteile aus.
• Verstöße gegen Recht/Ethik: RufZyklus kann Leistungen verweigern; bereits erbrachte Arbeiten sind nicht erstattungsfähig.
• Chargebacks: unbegründete Rückbelastungen gelten als Zahlungsverzug; damit verbundene Gebühren können weiterbelastet werden.

10. Verhältnis zu zwingendem Recht

Es gilt deutsches Recht. Zwingende gesetzliche Rechte (z. B. Gewährleistung) bleiben unberührt. Diese Policy konkretisiert vertragliche Erstattungsregeln im B2B-Kontext.

11. Änderungen der Policy

RufZyklus kann diese Policy mit Wirkung für die Zukunft anpassen. Maßgeblich ist die bei Vertragsschluss gültige Fassung, sofern keine einvernehmliche Aktualisierung erfolgt.